Các loại chứng từ kế toán phát sinh trong doanh nghiệp. Mẫu chứng từ kế toán. Các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán. chứng từ kế toán là gì
Là kế toán bạn phải biết sắp xếp và phân loại các loại chứng từ kế toán một cách khoa học. Để làm được điều đó bạn phải nắm vững các loại chứng từ phát sinh trong doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán là các giấy tờ liên quan khác ngoài hoá đơn, chứng từ là bằng chứng cho việc mua bán, trao đổi hàng hoá…Là căn cứ để hạch toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Và tất nhiên là kế toán bạn phải biết được các loại chứng từ này để phân loại và sắp xếp chúng một cách khoa học. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé.
1. Các yếu tố cơ bản
Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các chứng từ kế toán, là căn cứ chủ yếu đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp của chứng từ, đây chính là cơ sở để chứng từ thực hiện chứng năng thông tin, là cơ sở để chứng từ thực hiện chức năng thông tin. Các yếu cơ bản bao gồm:
– Tên chứng từ: loại nghiệp vụ được chứng từ phản ánh.
– Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân liên quan đến nghiệp vụ
– Ngày và số chứng từ: là căn cứ để xác định thời gian ghi sổ kế toán, thời gian lưu trữ và hủy chứng từ. Số chứng từ bao gồm: số thứ tự của chứng từ và tên hiệu
– Nội dung kinh tế của nghiệp vụ: cần ghi cụ thể: cần ghi ngắn gọn, đầy đủ nhưng phải đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu.
– Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị: được viết đồng thời bằng số và chữ
– Tên, chữ ký của người chịu trách nhiệm thi hành và phê duyệt nghiệp vụ. Trong trường hợp liên quan đến tư cách pháp nhân của đơn vị kế toán thì yêu cầu bắt buộc phải có tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của đơn vị và đóng dấu đơn vị.
2. Phân loại chứng từ kế toán
2.1. Các loại chứng từ kế toán liên quan đến tiền
+ Phiếu thu tiền:
Là chứng từ ghi nhận việc thu tiền từ các dịch vụ bán hàng hoá, bán thành phẩm mà khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
+ Phiếu chi tiền:
Là chứng từ ghi nhận việc chi tiền để mua hàng hoá, nguyên vật liệu, dịch vụ đã thanh toán ngay cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.
+ Séc tiền mặt:
Là chứng từ trong trường hợp công ty phát hành séc cho nhân viên đi rút tiền từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
+ Uỷ nhiệm chi:
Là chứng từ trong trường hợp thanh toán tiền cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản. Uỷ nhiệm chi là căn cứ chứng minh việc giao dịch thanh toán cho nhà cung cấp đã hoàn thành. Do vậy khi viết giấy uỷ nhiệm chi phải viết chính xác các thông tin của đơn vị mình và của nhà cung cấp.
+ Nộp tiền vào tài khoản:
Là chứng từ thể hiện các nội dung như khách hàng chuyển tiền vào tài khoản để thanh toán tiền mua hàng cho công ty chúng ta. Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng. Hoặc tiền lãi tiền gửi hàng tháng.
+ Chuyển tiền nội bộ:
Là chứng từ ghi nhận việc chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi bằng VND sang tài khoản ngoại tệ. Để thanh toán cho nhà cung cấp hoặc ngược lại
+ Tiền đang chuyển:
Là chứng từ thể hiện nội dung tiền đang chuyển chưa vào tài khoản nhà cung cấp
2.2. Chứng từ liên quan đến hoá đơn
+ Hoá đơn bán hàng:
Là căn cứ ghi nhận việc chuyển giao sản phẩm, hàng hoá hoàn thành, được ghi nhận vào doanh thu
+ Hoá đơn mua hàng:
Là căn cứ ghi nhận việc mua các sản phẩm hàng hoá dịch vụ
+ Hàng bán trả lại:
Là chứng từ kèm hoá đơn khách hàng trả lại hàng trong trường hợp hàng bán rồi nhưng bị khách hàng trả lại.
+ Hàng mua trả lại hàng:
Là chứng từ kèm theo hoá đơn đầu ra ghi nhận việc mua hàng rồi trả lại nhà cung cấp
+ Tổng hợp hoá đơn bán lẻ:
Là các chứng từ tổng hợp các hoá đơn bán lẻ kẹp cùng hoá đơn bán hàng. Có chữ ký giữa người bán và người mua
2.3. Các loại chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hoá
+ Phiếu nhập kho:
Là chứng từ ghi nhận việc nhập kho nguyên vật liệu từ hoá đơn mua nguyên vật liệu, nhập kho hàng hoá từ hoá đơn mua hàng hoá, nhập kho thành phẩm. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu hoàn thành quy trình sản xuất sản phẩm
+ Phiếu xuất kho:
Là chứng từ ghi nhận việc xuất kho NVL. Để sản xuất thành phẩm, xuất kho hàng hoá bán ra. Căn cứ trên hoá đơn bán hàng hoá, xuất kho thành phẩm để bán cho khách hàng
+ Chuyển kho:
Là chứng từ liên quan tới việc chuyển kho vật tư thành kho hàng hoá để xuất bán. Hoặc ngược lại chuyển kho hàng hoá thành kho vật tư để đưa vào quá trình sản xuất.
2.4. Chứng từ liên quan đến tài sản cố định và công cụ dụng cụ
+ Chứng từ ghi tăng tài sản cố định:
Là chứng từ thể hiện nội dung mua tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên. Xem thêm bài tài sản cố định là gì
+ Chứng từ ghi giảm tài sản cố định:
Là chứng từ thể hiện nội dung ghi giảm trong trường hợp thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Hoặc trường hợp hạch toán chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ.
+ Điều chỉnh tài sản cố định:
Là chứng từ phản ánh việc điều chỉnh tăng giá trị tài sản cố định
+ Chứng từ khấu hao TSCĐ:
Là chứng từ vào cuối tháng kế toán trích khấu hao tscd. Tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Hoặc chi phí sản xuất. Nếu tài sản đó trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất
+ Chứng từ ghi tăng CCDC:
Là chứng từ kèm theo hoá đơn mua mới CDCD
+ Chứng từ ghi giảm CCDC:
Là chứng từ phát sinh trong trường hợp báo hỏng CCDC.
+ Chứng từ phân bổ CCDC:
Là chứng từ vào cuối tháng kế toán tính phân bổ CCDC tính vào chi phí SXKD. Hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Báo hỏng, báo mất công cụ dụng cụ: Là chứng từ ghi nhận việc báo hỏng, báo mất công cụ
2.5. Các loại chứng từ kế toán liên quan khác
+ Chứng từ nghiệp vụ khác:
Phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ trích lương phải trả cho nhân viên các bộ phận. Trích các loại BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. Trích tiền thuế môn bài phải nộp. Trích tiền thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp hàng quý. Và xác định lại chênh lệch thuế TNDN cuối năm phải nộp thêm.
+ Chừng từ ghi đồng thời:
Là chứng từ sinh ra khi hạch toán các bút toán về ngoại tệ. Ví dụ như việc mua ngoại tệ các loại.
